Inleiding
VAAN neemt de privacy van haar leden zeer serieus en zal informatie over u (de betrokkene) dan ook op een veilige manier verwerken en gebruiken. In dit Privacy Statement legt VAAN u uit welke gegevens VAAN verwerkt, en met welk doel VAAN dat doet. Daarnaast kunt u in dit Privacy Statement lezen over uw rechten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens. VAAN raadt u aan dit Privacy Statement aandachtig door te nemen. Voor vragen kunt u altijd contact opnemen met secretariaat@vaan-arbeidsrecht.nl.
Wie is VAAN?
VAAN is de Vereniging Arbeidsrecht Advocaten Nederland (VAAN), statutair gevestigd te Amsterdam en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34230649.
VAAN is ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door VAAN de verwerkingsverantwoordelijke.
Hoe gebruikt VAAN uw gegevens?
Hieronder vindt u een overzicht van de doeleinden waarvoor VAAN persoonsgegevens over u verwerkt. Daarbij is telkens aangegeven welke gegevens VAAN voor dat specifieke doel gebruikt, wat de juridische grondslag is om die gegevens te mogen verwerken en hoe lang de gegevens door VAAN worden bewaard.
Beoordelen lidmaatschapsaanvraag en ledenadministratie
Om te kunnen beoordelen of u voldoet aan de lidmaatschapsvereisten en voor gebruik in de ledenadministratie van VAAN, verwerkt VAAN de volgende gegevens over u:
- Naam en initialen;
- Geslacht;
- Voornaam;
- Kantoornaam;
- Adres;
- Postcode en plaats;
- Telefoon, mobiel en telefax;
- E-mailadres;
- Datum beëindiging;
- Of u lid bent van een regionale vereniging voor arbeidsrechtadvocaten;
- Lidmaatschapsgrond (specialisatieopleiding of diepgaande aantoonbare arbeidsrechtelijke kennis)
- De datum van aanvang van uw lidmaatschap van VAAN;
- De datum dat uw lidmaatschap is geëindigd.
VAAN verwerkt deze gegevens ter uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst tussen u en VAAN. De gegevens in de ledenadministratie worden gedurende twee jaar na afloop van uw lidmaatschap bewaard, zodat deze eventueel bij een hernieuwde toetreding opnieuw kunnen worden gebruikt. Na afloop van deze tweejaarstermijn worden uw gegevens uit de ledenadministratie verwijderd.
Beoordelen opleidingspunten
VAAN beoordeelt jaarlijks of haar leden voldoende opleidingspunten behaald hebben. Om te beoordelen of dat ook voor u het geval is, verwerkt VAAN de volgende gegevens:
- Lidmaatschapsgegevens;
- Behaalde aantal opleidingspunten in een kalenderjaar, en indien nodig de bijbehorende certificaten;
- Of u aanwezig bent geweest bij evenementen van VAAN;
- De reden dat u afwezig bent geweest bij een bepaald evenement.
VAAN verwerkt deze gegevens ter uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst tussen u en VAAN. De gegevens worden verwijderd wanneer definitief is vastgesteld of u in een gegeven jaar voldoende opleidingspunten behaald hebt.
Evenementen
VAAN organiseert periodiek evenementen, zoals “Onder Professoren”. Om u over deze evenementen te informeren, om te registreren of u aanwezig zult zijn bij dit evenement en om andere aanwezigen over uw aanwezigheid te informeren, verwerkt VAAN de volgende gegevens:
- Uw naam, kantoor en plaats van kantoor;
- E-mailadres;
- Of u zich heeft aangemeld voor een evenement;
- Uw daadwerkelijke aanwezigheid bij een evenement.
Aangezien VAAN ook een erkende opleidingsinstelling is, kunnen deze gegevens (deels) ook gebruikt worden voor aan de bijeenkomst toe te kennen opleidingspunten.
VAAN verwerkt deze gegevens omdat VAAN daar een gerechtvaardigd belang bij heeft. Uw aanmelding voor en aanwezigheid bij een evenement wordt eveneens gebruikt voor het beoordelen van opleidingspunten, zoals hieronder uitgelegd.
Voor deze gegevens is geen aparte bewaartermijn, nu deze gegevens ook voor andere doeleinden gebruikt worden.
Versturen rechtspraakoverzicht/(nieuws)berichten
VAAN stuurt u wekelijks een overzicht met relevante arbeidsrechtjurisprudentie en periodieke (nieuws)berichten. Hiervoor verwerkt VAAN uw e-mailadres.
VAAN verwerkt deze gegevens omdat u zich hebt aangemeld voor de rechtspraakoverzichten. U hebt VAAN daarmee toestemming gegeven om deze gegevens te verwerken. U kunt de toestemming voor het versturen van het rechtspraakoverzicht altijd intrekken, door zich onderaan de mail af te melden voor deze mailing of door een mail te sturen naar secretariaat@vaan-arbeidsrecht.nl. Hetzelfde geldt ten aanzien van de (nieuws)berichten.
Website VAAN
Leden van VAAN hebben een eigen onderdeel op de VAAN-website (de “Website”). Op de Website kunt u inloggen, zodat u uw eigen gebruikersprofiel kunt bekijken en wijzigen. Voor het aanbieden van deze mogelijkheid gebruikt VAAN de volgende gegevens:
- NAW-gegevens;
- Geslacht;
- Titel;
- Voorletters;
- Adres;
- Postcode;
- Plaats;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Naam kantoor;
- Website van het kantoor waar u aan verbonden bent;
- Contactgegevens van het kantoor waar u aan verbonden bent;
- Of u lid bent van een regionale vereniging voor arbeidsrechtadvocaten;
- Wanneer u uw opleiding gevolgd hebt;
- Inlognaam en wachtwoord.
VAAN verwerkt deze gegevens voor het gebruik van de Website. Deze gegevens zijn ook zichtbaar op de website kiesuwarbeidsrechtadvocaat.nl, zodat rechtzoekenden een bij VAAN aangesloten arbeidsrechtadvocaat kunnen vinden.
De gegevens worden verwijderd van de Website wanneer het lidmaatschap eindigt, maar kunnen wel nog bewaard worden met inachtneming van hetgeen hierboven bepaald is.
Financiële administratie
VAAN factureert haar leden jaarlijks voor de contributie. Hiervoor verwerkt VAAN de volgende gegevens:
- Het factuuradres;
- Uw e-mailadres;
- Het kantoor waar u aan verbonden bent;
- De betalingsgegevens;
- Het openstaande bedrag.
VAAN verwerkt deze gegevens ter uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst tussen u en VAAN. De gegevens in de financiële administratie worden gedurende zeven jaar bewaard.
Hoe verkrijgt VAAN uw persoonsgegevens?
VAAN heeft gegevens over u in bezit, omdat u die gegevens aan VAAN verstrekt hebt.
Wat zijn uw rechten?
Onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming beschikt u over een aantal rechten met betrekking tot uw gegevens en de verwerking ervan:
Inzage
U kunt uw eigen (persoons)gegevens altijd bekijken en zo nodig wijzigen in uw account op de Website. Als u de overige persoonsgegevens wilt zien die bij VAAN over u zijn vastgelegd, kunt u een verzoek tot inzage doen.
Wijzigen
Als u veranderingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens die u hebt gezien naar aanleiding van een inzageverzoek en die u niet zelf in uw account kunt veranderen, kunt u een verzoek hiertoe doen bij VAAN. U kunt verzoeken dat VAAN uw gegevens wijzigt, verbetert, aanvult, verwijdert of afschermt.
Beperken van de verwerking
U hebt daarnaast, onder voorwaarden, het recht om VAAN te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
Recht van bezwaar
Als een bepaalde verwerking op grond van het ‘gerechtvaardigd belang’ van VAAN of een derde plaatsvindt, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking.
Gegevensoverdracht
U hebt het recht uw persoonsgegevens van VAAN te verkrijgen. VAAN zal deze verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm, die op eenvoudige wijze in andere gangbare digitale systemen te openen valt. Op deze manier kunt u uw gegevens ook bij een andere partij onderbrengen.
Toestemming intrekken
In alle gevallen waarin de grondslag voor een bepaalde gegevensverwerking uw toestemming is, hebt u het recht die toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat VAAN die gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat VAAN u daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.
Reactie door VAAN
Een verzoek kan verstuurd worden naar secretariaat@vaan-arbeidsrecht.nl. VAAN zal uw verzoek zo snel mogelijk inwilligen en in elk geval niet later dan één (1) maand nadat VAAN een dergelijk verzoek heeft ontvangen. Indien VAAN uw verzoek afwijst zal VAAN in het antwoord aangeven waarom het verzoek wordt afgewezen.
Ontvangers van de persoonsgegevens
De gegevens kunnen worden doorgegeven aan verwerkers van VAAN, zoals:
- Millipedes (verenigingsmanagement);
- Easy-dus (evenementregistraties en versturen nieuwsbrieven);
- Digitaal Kantoor (ledenadministratie);
- Slinger R&D (host websites van VAAN);
- Precies! (financiële administratie);
- BOOM (mailing rechtspraakoverzicht);
- Employment Law Support (bestuurssecretaris);
- Door VAAN ingeschakelde drukkers (afdrukken programmaboekjes).
Daarnaast kan VAAN uw gegevens in het kader van de jaarlijkse accountantscontrole doorgeven aan de accountant van VAAN (op het moment van het opstellen van dit privacy statement HLB Amsterdam).
Het kan zijn dat VAAN verplicht is uw gegevens te verstrekken aan een derde partij, bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting.
Doorgifte aan derde landen of internationale organisaties
Uw gegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of organisaties die buiten de EU gevestigd zijn.
Wat zijn cookies?
VAAN kan gebruik maken van cookies. Cookies zijn kleine stukjes (tekst)informatie die bij het bezoek van de Website van VAAN worden meegestuurd aan uw browser en vervolgens op de harde schijf of in het geheugen van uw computer, tablet, mobiele telefoon of ander apparaat (hierna: “Apparaat”) worden opgeslagen. De cookies die via de website van VAAN worden geplaatst, kunnen uw Apparaat of de bestanden die daarop opgeslagen staan niet beschadigen. Met ‘cookies’ worden niet allen deze kleine stukjes (tekst)informatie bedoeld, maar ook vergelijkbare technieken waarmee informatie verzameld wordt, zoals bijvoorbeeld device fingerprinting.
Overig
Kan dit Privacy Statement worden gewijzigd?
Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd. Wanneer er iets verandert in het Privacy Statement zal VAAN u daarover informeren.
Waar kunt u terecht met klachten en vragen?
Met vragen of klachten over dit Privacy Statement kunt u terecht bij secretariaat@vaan-arbeidsrecht.nl. Tot slot kunt u ook altijd contact opnemen met de bevoegde nationale toezichthouder op het gebied van privacybescherming. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.